あなたはpdfファイルが好き？　嫌い？　

　こんなアンケートをしたら、結果はどうなるだろう。国際標準化機構による標準化で、公的書類として利用されるケースも目立つpdfファイル。使い勝手もよく、皆さんも普段から利用しているはずだが、ときに急ぎの案件で困らされてしまう、大きな要因だということも体験済みかと…。

　なかでも面倒なのが、pdf内の表などのデータをExcelなどのオフィスソフトに移したい場合で、「忙しいときに面倒なことを……」と慌てさせられた方も多いのでは？　いざというときに困らないよう、普段から変換パターンを身につけておきたいものだ。　pdfの表（テーブル）をExcelに移す場合は、ワードパッドを経由させよう。表をpdfからワードパッドにコピー＆ペーストし、ワードパッドからExcelにコピー＆ペースト。二度手間になるが、これで変換（移動）はOKなはず。「書式設定を維持してコピー」が選べる場合は、そちらを選択するのがベター。設定されたタグがそのままコピーできるので、あとの作業がなにかと便利になる。pdf上でAltキーを押しながら選択すれば、列単位でコピー＆ペーストできるのも通常作業と同様だ。

　ただし、pdfのセキュリティーオプションで「抽出禁止」が設定されている場合はNGなので要注意。そうなるとOCRソフトを使うしか手がないため、できれば近づきたくないpdfファイルだったりもする（苦笑）。

　pdfからテキストだけを抽出する場合は、もっと簡単だ。Adobe Readerのメニューから「テキスト保存」を選択→適当な名称のテキストファイルとして保存→そのファイルをExcelにコピー＆ペーストするだけでOK。

　画像化されている文字データの場合は、Adobe Readerの「ツール」－「選択とズーム」－「スナップショット」でクリップボードにコピー。コピーさえできれば、いろいろと応用も利くはずだ。画像からテキストを完全抽出したい場合は、印刷→スキャナー取り込み→OCRソフトで判読という、従来のアナログ的な手法に頼るしかない。OCRソフトの判読精度は年々上がっているので、以前よりは楽になったといえそうだが……。

　ExcelだけでなくWordにもという場合は、ひとつひとつ手作業するよりも、オンラインの変換サイトを利用したほうが便利なケースも多い。テキストだけでなく画像を扱えるサイトもあるので、使い勝手のよさそうな（信頼できそうな）サイトをブックマークしておけば、なにかと役立つはず。大半のサイトではメールアドレスが必要なので、無料のアドレスをいくつか用意しておけば安心かも。