仕事でもプライベートでも、メールに添付ファイルをつけて送ることはあると思いますが、メールの文章に関してはしっかりとチェックをしたのに、ついついやってしまうのが添付忘れではないでしょうか。そんなうっかりミスを防ぐにはGmailがオススメです！

◆ファイルの添付を忘れるのは恥ずかしい…簡単な対策方法は？

メールを送る前に確認したつもりなのにどうして……となる添付ファイル忘れ。防止するための対策方法はいくつかあると思いますが、新たに何かを導入することなく簡単に対応できる手段があります。

それがGmailを使った方法です。実はGmailならメール本文に特定のキーワードを入れておければ、添付忘れを警告してくれるのです。

その特定の言葉とは「添付」という文言。日頃からファイルを添付したメールの文章で書くクセを付けておけば、確実に添付忘れを防ぐことが可能です。

◆Gmailで「添付します」と書くだけで添付の有無をチェックしてくれる！

実際にはGmailで添付ファイルを付けてメールを送る際、たとえば

「～を添付します」

などのテキストが入った内容を、ファイルを未添付の状態でメールを送信しようとしたとします。

すると、メールはいつものようにそのまま送信されず、「ファイルが添付されていないようです」といった確認が画面中央に表示されます。

このとき確認画面で「OK」ボタンを押してしまうとメールは送信されてしまいますが、「キャンセル」ボタンを押せば、メール作成画面へと戻ることができます。

◆添付忘れの確認機能は言葉の組み合わせに注意

ただし、このメールの添付忘れを知らせてくれるGmailの便利機能ですが、警告してくれるかどうかは、メール本文内の文章パターンが重要となってきます。

先ほど挙げた「添付します」のほか、添付の後に続く言葉として有効なのは、

・しました
・いたしました
・した
・する
・いたします
・ファイルを参照

といったものです。これらの言葉と添付を組み合わせれば、メールの添付忘れを防止することが可能です。

なお、「させていただきます」といったようなビジネスメールで使いがちな表現に関しては、現状では機能の発動が確認できていません。

また、添付ファイル忘れ機能を利用するには、パソコンのブラウザからGmailを使った場合のみに確認画面が出るようです。仕事でGmailを使うことがある人は、ぜひ試してみてください。

※操作手順内の表現はOSや機種、アプリのバージョンにより異なる場合あり。
※記事内容は2018年5月現在の情報を基に作成。