プライベートでもビジネスでも利用している人が多いGmail。

メールを何気なく見ていたときに誤った操作をしてしまい、「メールをアーカイブしました」と表示されたことがある人も多いのではないでしょうか。

アーカイブとは受信トレイに届いたメールを整理する機能のひとつです。

本記事では、Gmailのアーカイブはどんな機能なのか、アーカイブの手順や戻し方など詳しく解説していきます。アーカイブ済みのメールを一括で戻す、削除する方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

Gmailのアーカイブとは？

Gmailのアーカイブとは、受信トレイに届いたメールを整理する機能です。

ここからはGmailのアーカイブの概要や、使うタイミングについて解説していきます。

 

たまったメールを整理する機能

そもそもアーカイブとは保管庫や保存記録という意味があり、Gmailのアーカイブは受信トレイにたまったメールを別の場所へ保管する機能です。メールをアーカイブすると、必要なメールのみが受信トレイに残ります。

アーカイブ済みのメールは受信トレイから消えますが、すべてのメールに移動するだけで削除されるわけではありません。

Gmailの受信トレイに保存制限はありませんが、届いたメールをためておくと必要なメールが埋もれて、読み返しにくくなります。Gmailのアーカイブを活用して整理すれば、後から必要になるかもしれないメールを保存したまま、受信トレイの整理が可能です。

 

Gmailのアーカイブはいつ使う？

後から見返したいけど受信トレイがごちゃごちゃするのは困る、という人におすすめなのがアーカイブ機能です。

やりとりが終わってすぐに確認する必要はないけど、後日また見返したいメールがある人はアーカイブを活用してみましょう。

 

Gmailでアーカイブする方法

ここからはGmailをアーカイブする方法についてご紹介します。

PCとスマホで手順が異なりますので、それぞれご確認ください。

GmailをPCでアーカイブする手順

GmailをPCでアーカイブする手順は以下の通りです。

1．アーカイブしたいメールのチェックボックスにチェックを入れる

2．上部メニューから②のアイコンをクリックする

3．アーカイブされると左下に下記メッセージが表示される

該当のメールを右クリックし、表示されたメニューの中からもアーカイブは可能です。すべてのチェックボックスにチェックを入れてアイコンをクリックすれば、一括でアーカイブできます。

 

スマホでGmailをアーカイブする手順

スマホでGmailをアーカイブする手順はPCと異なり、該当のメールを左右どちらかへスワイプするだけです。誤操作でアーカイブしてしまうことも多いですが、スマホ下に表示される「メールをアーカイブしました」横の「元に戻す」をタップすれば受信トレイに戻せます。

新たに返信があった場合はアーカイブされていても受信トレイに届くので、常に最新の情報だけで整理できます。

 

自動でGmailをアーカイブする方法

届いたGmailを手動でアーカイブするのが面倒という方は、自動振り分け機能の活用がおすすめです。自動振り分け機能とは届いたGmailを任意のフォルダに振り分けてくれる機能で、条件の中に受信トレイをスキップしてアーカイブしてくれる機能があります。

自動でGmailをアーカイブする手順は以下の通りです。

1．自動アーカイブしたい宛先や件名をチェックする

2．メールの自動振り分け設定をクリック

3．振り分け条件を入力し「フィルタを作成」をクリック

4．フィルタ条件「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」をクリックし、フィルタを作成する

自動アーカイブは正しく振り分け条件を設定しないと必要なメールもアーカイブされてしまうため注意が必要です。キーワードを「含む」または「含まない」など、細かく設定しておくと重要なメールがアーカイブされてしまうのを防げるでしょう。

 

アーカイブ済みのGmailの確認方法

アーカイブ済みのGmailは「すべてのメール」に保存されています。

ここからはアーカイブされたGmailを簡単に確認する方法についてご紹介します。

 

アーカイブ済みGmailを確認する手順

アーカイブされたGmailを確認する際はメニューから「すべてのメール」を開き、該当のメールを探します。アーカイブ済みのメールには件名の前に「受信トレイ」や「ラベル名（振り分け設定）」の表記がないため、比較的判断しやすいです。

ただし、受信して間もないメールであればすぐに探し出せますが、数日前になるとアーカイブしたメールを探すのは困難です。アーカイブ済みメールのみを検索したい場合、検索ボックスに下記のコマンドを入力すると、一覧で表示できます。

-in:inbox -in:trash -in:drafts -in:spam -is:sent

 

上記のコマンドは下記のメールを除いて検索できるコマンドです。

・受信トレイ(inbox)

・ゴミ箱（trash）

・下書き（drafts）

・迷惑メール(spam)

・送信済み(sent)

ラベル設定している方は「-label:（ラベル名）」も追記すれば、より探しやすくなります。追記する際は、各コードの間に半角スペースを入れ忘れないよう注意しましょう。

 

Gmailのアーカイブ注意点

Gmailをアーカイブする際、注意したい点が2つあります。

1．容量削減目的には使用できない

2．アーカイブとミュートは違う

アーカイブ済みのGmailは受信トレイから削除されますが、メール自体が削除されるわけではないため、容量削減にはなりません。容量を削減したい場合は、必ずメールをゴミ箱へ移動させ、削除する必要があります。

また、アーカイブと似た「ミュート機能」があり、同じくすべてのメールに移動する機能ですが、特徴が異なります。アーカイブは返信が届くと受信トレイにメールが戻りますが、ミュートは戻りません。

やり取りが終わっても返信が届いたら確認したいメールは「アーカイブ」、自分に関係のないメールは「ミュート」と使い分けるのがおすすめです。

 

アーカイブ済みGmailの戻し方

アーカイブ済みのGmailは、すべてのメールに保存されています。

ここからはすべてのメールからアーカイブ済みのGmailを戻す手順をご紹介します。

 

アーカイブ済みメールを元に戻すには？

誤ってアーカイブしてしまったメールや、受信トレイに必要なメールが見当たらない場合は「すべてのメール」で探してみましょう。

アーカイブ済みのGmailを受信トレイに戻す際は、以下の手順で戻せます。

1．すべてのメールから、受信トレイに戻したいメールをチェック

2．該当メールを右クリックし、「受信トレイに移動」をクリック

複数のメールを受信トレイに戻したい場合は、該当のメールをすべてチェックしてから「受信トレイへ移動」をクリックしてください。

また、アーカイブ済みのメールをすべて戻したい場合は、下記のコマンドを検索ボックスに入力して、アーカイブメールのみを抽出した状態で移動させることも可能です。

-in:inbox -in:trash -in:drafts -in:spam -is:sent

アーカイブメールをすべて移動させる場合は、左上にあるチェックボックスで一括選択して移動すると簡単に移動できます。

 

アーカイブ済みGmailを削除する方法

アーカイブ後にGmailを削除する場合は、普段と同じく削除したいメールをチェックし、ゴミ箱へ移動させるだけです。一括で削除したい場合は、検索ボックスへアーカイブメールのみを抽出するコマンドを入力し、左上のチェックボックスで一括チェックすると簡単に削除できます。

また、誤ってメールを削除してしまっても、30日間はゴミ箱に保存されています。アーカイブを戻す手順と同様に「受信トレイに移動」させれば、メールは削除されません。

 

うまく操作ができない場合はサポートを利用しよう

Gmailのアーカイブはメールを整理するために便利な機能です。アーカイブを活用して受信トレイを常に必要なメールのみにすれば、返信やタスクを忘れずに済むでしょう。

なぜかアーカイブができない、受信トレイに戻せないなど、うまく操作ができない場合は、遠隔サポートサービスを使用してみましょう。

たとえば、@nifty まかせて365のように電話での遠隔サポートが可能なサービスであれば、PCを持ち運ばずにトラブルが解決できる可能性があります。

料金はサポート開始から発生するため、知らない内に高額な相談料がかかる心配もありません。ぜひGmailやPCの操作で困っている方は、お気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

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※2023年8月時点の情報です。