Web会議のメリットを解説 ツール選びのポイントと注意すべき点

webconference

今やテレワーク・リモートワークが広がる中、在宅勤務に欠かすことができないものの一つが「Web会議」。

すでに活用している人も多いとは思いますが、Web会議をするためのツールの選び方や、実施する上で気をつけたいポイントなど、いろいろな疑問点もあります。

ここでは、Web会議の基本についてまとめていきます。

◆Web会議と対面式会議の違いは?

Web会議は、パソコンやスマホ、タブレットといった端末を利用して、遠隔地にいる相手と打ち合わせや会議を行うことです。

 

経験があれば参加者が一カ所に集って行う一般的な会議と遜色ないことはわかると思いますが、まだまだWeb会議に懐疑的な人もいるでしょう。

 

そこで一般的な会議とWeb会議について、主なポイントを比較してみました。

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 会議を行う際に調整すべきポイントは、時間、場所、資料が基本です。

 

一般的な会議にも直接対面している分、相手の表情から理解度や納得具合を推し量りやすいなどの利点があることも確かですが、効率面やシステム的な要素から見ると、Web会議の方が一般的な会議よりも柔軟さでは上と言えるでしょう。

◆Web会議のメリット&デメリット

Web会議の違いがわかってきたところで、主なメリットとデメリットを確認します。

 

【Web会議のメリット】

(1)コストや時間などの削減
インターネット環境とパソコンなどがあれば居場所に関係なく参加が可能。会議場所までの移動時間をなくせるほか、交通費や出張時の宿泊費を削減できます。

 

(2)事前準備の効率化
対面式の会議では、会議室の確保に始まり、資料の印刷・配布などが欠かせません。Web会議なら会議ツールに備わった共有機能を利用すれば、参加メンバーに資料を見せながら会議を進められます。

 

(3)柔軟な働き方を実現
会議のために集まる必要がなく、時間や場所にとらわれない働き方の実現が可能に。遠方の相手とも時間を合わせるだけでコミュニケーションをとれる点も見逃せません。

 

続いてはデメリットを見ていきましょう。

 

【Web会議のデメリット】

(1)音質や映像が通信状況の影響を受けやすい
インターネット回線の混雑状況などにより、通信が左右されやすい一面も。音声が途切れたり画質が落ちたり……といったおそれもあります。

 

(2)相手の表情や雰囲気を読み取りづらい
画面越しでは、表情や態度から相手の雰囲気を察知しにくい部分もあり、特に参加人数が多いと画面の分割数が増え、その傾向が強まります。

 

その他、テレワークを経験した人に聞いてみたところ、以下のような意見も。在宅勤務ならではの悩みが多いようです。

・時間管理が難しい
・プライベートとメリハリがつけにくい
・運動不足になる

テレワークの生産性を上げたいという人は集中できない人必見! テレワーク・在宅勤務で生産性を上げる10のコツもあわせてどうぞ。

 

◆Web会議ツールの選び方のポイント

では、Web会議ツールはどう選べばいいのでしょうか。ポイントは次の5つです。

 

(1)音質&画質
音質や画質の良さは外せません。マイクやスピーカー、端末のスペックも関係しますので、サービスの安定性と共に確認しましょう。

 

(2)使いやすさ
迷わず使えるインタフェースや、会議の設定・参加の操作が簡単など、導入のしやすさも含めたユーザビリティも重要。トライアル版などで運用し、使い勝手の確認・比較をおすすめします。

 

(3)普及・認知度
社外とWeb会議する際、互いに利用しているツールなら余分な労力を伴うことはありません。もし相手がツールを使っていなければ、ブラウザ上で利用できるものを選ぶのも一つの手でしょう。

 

(4)セキュリティ・サポート体制
社外秘などの情報もネットワークを通じてやり取りするため、漏えい防止のセキュリティ対策は必須。緊急時の問い合わせ対応の内容や窓口の営業時間と併せ、事前にしっかりチェックしましょう。

 

◆代表的なWeb会議ツールはこれ

上記のポイントを踏まえ、ここで主なWeb会議ツールを紹介します。

 

【Microsoft Teams】

・Officeソフトと連携が可能。ツール上でもWordやExcelを開くことができ、参加者も編集できる
・Microsoftアカウントが必要なのはホストのみ。チャットルームのURL共有で会議参加が可能
・最大250人まで参加
・無料版で画面共有など、有料版はスケジュールアシスタント、会議メモ作成、録画・録音機能も

 

【Google Meet】

・Googleのサービス「G Suite」の1機能で、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用可能
・無料版は最大100人まで、2020年9月30日までは会議時間は300時間まで(その後無料版は60分までになる予定)
・サポート対象ブラウザは、「Chrome」「Firefox」「Microsoft Edge」「Safari」が基本

 

【Zoom】

・直感的で使いやすい操作性
・URLまたは会議室のIDとパスワードの共有だけで参加が可能
・Web会議の動画、音声をクラウドに記録
・バーチャル背景あり

 

【Skype Meet Now】

・利用料金が完全無料
・1クリックでWeb会議の開催が可能
・アカウント&アプリのインストールが不要

 

【Whereby】

・アプリが必要なく、ブラウザ上でWeb会議を行える
・画面共有やチャットルームのロックなど機能が多い
・ホストが発行したURLをクリックするだけで参加が可能で、参加者はアカウント必要なし
・無料版は最大4人まで、有料プランは最大12名まで

 

ここに挙げたものはWeb会議ツールのごく一部。用途や目的、参加人数などに応じて「Chatwork」や「Slack」といった他ツールの選択や有料版の利用も検討してみてください。

 

◆Web会議を開催する際の注意点

Web会議は、タイミングさえ合えばいつでも開催できますが、その分、開催頻度が増えてしまうなど、気をつけておくこともいくつかあります。

 

(1)接続テストを事前に実施
Web会議のスタート前、使用するツールを開いて音声や映像に問題がないかの確認は忘れずに。開始時間になってからでは、その分時間をロスしてしまいます。

 

(2)会議時間をあらかじめ決めておく
開始時間だけでなく、終了目安も決めておくことをおすすめ。在宅勤務をしていると人恋しくなり会議が長引きがちになります。作業効率の低下を防ぐため、会議の開催時間は決めておきたいところです。

 

(3)発言のタイミング
タイムラグや音質の問題などで聞き取りづらいケースもあります。例えば参加者全員に順番に意見を求めるなど、普段よりもワンテンポ置いて話す方が、お互いに聞き取りやすくなるでしょう。

 

Web会議はうまく活用することで、さまざまな面で効率化を図れるはず。慣れるまでが大変かもしれませんが、未体験という人も一度試してみてはいかがでしょうか。

※2020年5月時点の情報です。

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