キャリアメール以外での仕事のやりとりはNGとされていたのは、今や昔。現在、フリーメールはもちろん、メッセンジャーやLINEなどのメッセージアプリもビジネスシーンで利用する人が増えている。

◆ビジネスシーンでの利用はむしろ、メールよりも便利

なぜ、仕事のやりとりをメールで行うのかということを改めて考えてみると、最大のメリットはお互いのやりとりを書面として、双方が手元に残せることにある。おそらく電話で仕事の連絡をしたあとに、念を押してメールを送るという人が多いだろう。

だが、それでも「メールを見落としていた」「電話の内容を聞きそびれていた」と言われ、仕事が滞ってしまった経験は誰にでもあるだろう。

そういったときに便利なのが「メッセージアプリ」である。

世間的には嫌われている既読機能だが、ビジネスシーンではこれほど便利な機能はない。お互いに「送った」「送っていない」、「見た」「見ていない」という不毛なやりとりをして気分を害するよりかは、遥かに建設的に仕事を進められるはずだ。

また、打ち合せなどでの待ち合わせ場所の連絡なども、地図情報をメッセージアプリのトークルームへ共有させて送れば、住所をわざわざ書いて送る必要もなくなる。

◆問題は相手が同じメッセージアプリを使っているか？

もっともメッセージアプリは、お互いが同じアプリを使っているという前提が必要となってくる。そのためビジネスで利用しようとすると、どうしても導入段階でちょっとしたハードルが存在する。

人によっては、プライベートとビジネスをしっかりと分けている人も多く、仕事の連絡をメッセージアプリで送られてくることに対して嫌な顔をされることも。

そのため、メッセージアプリを使ったビジネスの連絡には、事前にある程度の打ち合せが必要となってくるかもしれない。

◆ 大事な業務連絡はやはり電話がビジネスマナー

最近は電話をすることを嫌がる若手社員も増えてきているそうだ。彼らの世代は、友達との連絡も文字を使ったコミュニケーションが主流となっており、文字での伝達に対しての抵抗は少ないという。

ツールの発達とともに、連絡手段も進化するのは当たり前というもの。筆者含め、先輩にあたる世代の我々は、そういった若手への配慮も込めてメッセージアプリになれておく必要があるだろう。

同時に、若手は、基本的に連絡は電話の方が印象がいいことは頭に入れておいた方がいいかもしれない。仕事とはコミュニケーションであり、コミュニケーションは会話から始まるものである。苦手だからとメッセージアプリだけに頼らずに、苦手でも連絡の基本は電話で行うように心がけておこう。