テレワークやオンライン授業の普及が進む中、一人一台のパソコン端末が必要なご時世になりましたが、端末を用意する際、パソコンの購入価格に加えてOfficeソフトの導入費用で頭を悩ませますよね。

そこで、Office Onlineの利用をおすすめします。

Office Onlineは無料でOfficeソフトが利用できる優れもので、Web上で操作とファイル保存が可能です。

本記事では、Office Onlineの特徴や使い方について解説していきます。Officeソフトの利用を考えている人は、ぜひ参考にしてください。

Office Onlineを利用するメリット

Office OnlineはMicrosoftが提供するオンラインサービスです。

Office Onlineには以下4つの特徴があり、「Officeソフトを使ってみたい」と考えている人にはおすすめです。

Office Onlineの特徴を詳しく解説します。

3つのOfficeソフトを無料で利用できる

以下、3つのOfficeソフトを無料で利用することができます。

・Word
・Excel
・PowerPoint

通常、パソコンにOfficeソフトをインストールする場合、ライセンスを購入する必要があるため費用がかかりますが、Office Onlineでは一部の機能に制限こそありますが、Officeソフトを無料で利用することができます。

また、Office OnlineはWeb上で操作やファイルの保存を行うため、パソコンのストレージ容量を消費しないというメリットもあります。

変更の自動保存が可能

パソコンにOfficeソフトをインストールして利用する場合、小まめに変更を保存しないと編集内容が残らない場合があります。

そのため、手動で保存するのを忘れて編集内容を失ってしまう可能性がありますが、Office Onlineでは自動で随時変更内容が保存されるので、編集内容が失われる心配がありません。

他の人とデータを簡単に共有できる

Office Onlineの便利な点は、簡単にデータ共有ができる事です。

従来のOfficeソフトでデータを共有する場合、メールやチャットツールなどでファイルを添付して送信する必要がありますが、Office Onlineでは、Web上でファイルを保存するため、Web上で直接データの共有ができます。

複数人での同時編集ができる

従来のOfficeソフトではパソコンのローカル環境でファイルを保存するため、基本的に一人でしか編集作業ができませんが、Office OnlineではWeb上へファイルを保存するため、同時に複数の人が1つのファイルにアクセスして同時編集することができます。

誰かの更新が終わるのを待つことなく、効率良くファイルの編集を行いたいのであれば、Office Onlineの活用はおすすめです。

 

Office Onlineの始め方

Office Onlineの使い方は簡単で、ブラウザを開いて以下の2ステップでファイルの作成や編集、保存ができるようになります。

それぞれの手順を詳しく解説します。

Micorosoftアカウントの作成

Office Onlineを利用するにはMicrosoftアカウントが必要です。Microsoftアカウントは無料で作成でき、方法は以下の3ステップと簡単です。

1．Microsoftの公式ページへアクセス
2．「Microsoftアカウントを作成」を選択
3．画面の指示に沿って必要事項の入力、ログインパスワードを設定

 

Office Onlineへアクセスしてサインイン

Microsoftアカウントを作成したら、あとはOffice Onlineにサインインするだけです。

Office Onlineへは以下の手順でサインインできます。

1．Office Onlineの公式ページへアクセス
2．「サインイン」を選択
3．IDであるメールアドレスや電話番号を入力
4．「次へ」を選択
5．パスワードを入力
6．「サインイン」を選択

Office Onlineへサインインして表示されるメニュー画面で、使いたいOfficeソフトをアイコンすると編集を開始できます。

 

Office Onlineでできないこと

Office Onlineはオンラインの無料サービスなので、従来のOfficeソフトと比較すると一部機能に制限があります。

これからOfficeソフトを利用するのであればあまり気になりませんが、以前からOfficeソフトを利用している人は注意が必要です。

オフラインでの作業

Office Onlineはインターネット接続中に利用できるサービスなので、インターネット回線がないところでは利用できません。

また、パソコンにOfficeソフトがインストールされていない場合、ファイルをダウンロードした上でのオフライン編集はできないので、注意が必要です。

Office OnlineのWordでできないこと

Office OnlineのWordでは以下4つの操作ができません。

初心者の人がこれからWordを使う分には問題ありませんが、以前からOfficeソフトを利用している場合、人によっては不便に感じるので注意してください。

 

Office OnlineのExcelでできないこと

Office OnlineでExcelを利用する場合、以下の作業を行うことができません。

新規にシートを作成する場合、不便さや使い勝手の悪さを感じる場合があります。

 

Office OnlineのPowerPointでできないこと

Office OnlineのPowerPointでは、以下4つの操作ができません。

画像やグラフを挿入する場合、あらかじめ別ソフトで編集した上で利用することをおすすめします。

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Office Onlineを快適に使うには回線品質がポイント

Office Onlineはオンライン上でOfficeソフトを利用するため、通信環境が欠かせません。

また、回線品質が低く通信速度が安定しない場合、Office Onlineの動作が重くなってしまう可能性があるため、通信の安定性の高いインターネット環境が求められます。

以上のことを踏まえると、Office Onlineを快適に使うのであれば、「@nifty光」がおすすめです。

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